REFORMA A LOS ARTÍCULOS 2, 3, 4, 11, 13, 14 Y ADICIÓN DE UN ARTÍCULO 6 BIS, A LA LEY DE FUNDACIONES N.° 5338 DE 28 DE AGOSTO DE 1973

Proyecto de ley N.º 25.560

Resumen ejecutivo

Este proyecto de ley actualiza la Ley de Fundaciones de 1973, que regula la creación y funcionamiento de estas organizaciones sin fines de lucro. La reforma moderniza varios artículos para dar mayor seguridad jurídica: define los conceptos clave (fundador, Junta Administrativa, etc.), establece reglas claras para reuniones y convocatorias, obliga a incluir un correo electrónico para notificaciones oficiales, regula la emisión y legalización de libros contables y de actas por parte del Registro Nacional, y aclara cómo deben actuar las fundaciones extranjeras en Costa Rica. También se reforma el artículo 1204 del Código Civil para aplicar reglas similares a las sociedades civiles. El proyecto mantiene la participación estatal en las juntas directivas (Ministerio de Justicia y municipalidad) como parte de su carácter de utilidad pública.

Objetivo fundamental

Actualizar la Ley de Fundaciones (N.° 5338 de 1973) para adaptarla a las realidades jurídicas y registrales actuales, dotando de mayor seguridad jurídica a la constitución, administración y representación de las fundaciones. Se busca regular aspectos que la ley actual no contempla, como las reuniones, el quorum, los libros legales, el domicilio electrónico para notificaciones, los poderes de fundaciones extranjeras y los procedimientos para modificar estatutos sin necesidad de acudir siempre a un juez.

Contexto actual

La Ley de Fundaciones vigente data de 1973 y no ha sido actualizada. En la práctica, esto genera inseguridad sobre cómo convocar reuniones, qué libros llevar, cómo modificar estatutos y cómo notificar a las fundaciones. Además, desde 2019 las personas jurídicas (incluidas fundaciones) están sujetas a leyes de responsabilidad penal (Ley 9699) y desde 2024 deben reportar beneficiarios finales (Decreto 44390-H). La reforma busca llenar estos vacíos legales y armonizar la ley con las regulaciones modernas.

Cambios propuestos

1. Reforma del artículo 2 de la Ley de Fundaciones (definiciones):

• Se define quién puede ser fundador: personas físicas o jurídicas, nacionales o extranjeras.
• Se incorporan definiciones legales para:
  • Directores: Los designados por el fundador en el acto constitutivo y, para futuras designaciones, por el ente que indique el estatuto, más los representantes del Ministerio de Justicia y Paz y de la municipalidad del domicilio.
  • Fundadores: Personas que aportan el patrimonio inicial.
  • Fundación extranjera: Entidad de derecho extranjero que opera en Costa Rica mediante sucursal o apoderado.
  • Junta Administrativa: Órgano de gestión, administración y representación.
  • Modificaciones: Cambios al pacto constitutivo (domicilio, objeto, aumento de patrimonio, administración y representación).
  • Patrimonio: Donaciones de los fundadores u otras personas (dinero o bienes) que pasan a ser propiedad de la fundación.

2. Reforma del artículo 3 de la Ley de Fundaciones (constitución y modificación de estatutos):

• Las fundaciones se constituyen por escritura pública o testamento.
• El fundador no puede cambiar las disposiciones constitutivas una vez que la fundación haya nacido a la vida jurídica.
• Regla nueva para modificaciones: Si un juez determina que la solicitud de modificación no trata sobre imposibilidad de administración (y por tanto está fuera de su competencia), la Junta Administrativa puede modificar el pacto por mayoría simple (o mayoría mayor si el estatuto lo exige) mediante protocolización notarial del acuerdo. El notario debe dejar constancia de la resolución judicial.
• El cambio de domicilio dentro del mismo cantón puede hacerse por acuerdo de la Junta sin necesidad de acudir a sede judicial.

3. Reforma del artículo 4 de la Ley de Fundaciones (contenido del acta constitutiva):

• Debe incluir:
  • Datos de los fundadores: nombre, estado civil, profesión, nacionalidad, documento de identidad y domicilio.
  • Si son personas jurídicas: nombre, cédula jurídica, calidades del representante, facultades suficientes, y certificación de estar al día con obligaciones registrales, tributarias y sociales.
  • Nombre de la entidad (debe incluir la palabra "Fundación").
  • Objeto: no puede ser física o legalmente imposible (según el artículo 631 del Código Civil).
  • Domicilio exacto en Costa Rica (dirección actual y cierta) y una dirección electrónica (correo) para recibir notificaciones de autoridades administrativas y judiciales.
  • Plazo (puede ser perpetuo).
  • Órganos: el Fundador o Fundadores y la Junta Administrativa. Salvo pacto en contrario, las designaciones de directores y sustitutos pueden hacerse mediante una Corporación de Patrocinadores u otro ente equivalente.
  • Forma de administración y nombramientos de directores.

4. Reforma del artículo 11 de la Ley de Fundaciones (composición de la Junta Administrativa):

• La Junta estará formada por:
  • Si el fundador designa 1 director → la Junta tendrá 3 miembros totales.
  • Si el fundador designa 3 directores → la Junta tendrá 5 miembros totales.
• Participación estatal (se mantiene): Los miembros que completan la Junta son nombrados uno por el Ministerio de Justicia y otro por la municipalidad del cantón donde la fundación tiene su domicilio.
• Plazo para nombramientos estatales: Las instituciones tienen 1 mes a partir de la presentación de la gestión para designar a sus representantes.
• El procedimiento de nombramientos se define por Decreto Ejecutivo o Reglamento del Concejo Municipal. Basta con que la publicación en La Gaceta esté en trámite para proceder con la juramentación.
• Responsabilidad por incumplimiento: Si las instituciones no nombran a tiempo, incurren en responsabilidad según los artículos 190 y 211 de la Ley General de la Administración Pública.
• El cargo de miembro de la Junta Administrativa es gratuito.

5. Reforma del artículo 13 de la Ley de Fundaciones (instalación, cargos y representación legal):

• El director designado por el fundador debe convocar a los demás miembros para la sesión de instalación dentro de los 8 días hábiles siguientes al nombramiento de los representantes estatales.
• En la sesión de instalación se designan presidente, secretario y tesorero (y otros cargos si la Junta tiene 5 miembros).
• Los directores y demás cargos duran el plazo que indique el pacto constitutivo.
• Para inscribir la Junta en el Registro, se debe protocolizar (notarialmente) el acta debidamente firmada por presidente y secretario.
• Nueva regla: Los representantes estatales son nombrados por el mismo plazo que los demás directores.
• Representación legal: El presidente tiene facultades de apoderado generalísimo (puede hacer todo tipo de actos administrativos y de disposición), salvo que los estatutos le asignen otras facultades. Debe actuar según la ley, los estatutos y las disposiciones de la Junta.
• Para disponer de bienes, el presidente necesita aprobación de la mayoría simple de la Junta (o mayoría mayor si el estatuto lo exige).
• El presidente puede delegar su representación en un delegado ejecutivo (si existe) o en otra persona, pero esa delegación debe ser aprobada por la Junta por mayoría simple (o mayoría mayor).

6. Reforma del artículo 14 de la Ley de Fundaciones (delegado ejecutivo y fundaciones extranjeras):

• La Junta Administrativa puede nombrar uno o varios delegados ejecutivos (por mayoría simple, o mayoría mayor si el estatuto lo exige) para gestionar asuntos de la fundación. El delegado y otros empleados tendrán las atribuciones y remuneraciones que acuerde la Junta.
• Fundaciones extranjeras: Podrán actuar en Costa Rica según los artículos 226 o 232 del Código de Comercio (es decir, mediante inscripción de sucursal o mediante mandato/apoderado inscrito).

7. Adición del artículo 6 bis a la Ley de Fundaciones (libros legales y contables):

• Las fundaciones deben llevar los siguientes libros:
  • Legales: Libro del Fundador o Fundadores, de la Junta Administrativa y del órgano que nombre a los directores.
  • Contables: Libro de Diario, Mayor, Inventario y Balances.
• Los libros deben ser en hojas sueltas, con las características que defina el Registro Nacional para garantizar integridad, seguridad y custodia.
• Legalización: Los libros serán emitidos y legalizados por el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional.
• Costo: El Registro Nacional podrá cobrar una tasa de hasta el 20% de un salario base (el monto exacto lo fija la Junta Administrativa del Registro Nacional).
• El Registro Nacional puede autorizar otros medios tecnológicos que garanticen la fiabilidad de los registros.
• Responsables: El secretario es responsable de custodiar los libros legales; el tesorero, de los libros contables.

8. Reforma del artículo 1204 del Código Civil (sociedades civiles – libros):

• Se mantiene la regla de que la mayoría de los socios no puede variar las convenciones sociales sin consentimiento unánime, salvo estipulación en contrario.
• Nuevo párrafo: Los libros legales de las sociedades civiles (registro de socios, actas de reuniones y de administradores) serán legalizados y emitidos según lo dispuesto en el Código de Comercio.
• Los administradores son responsables de custodiar los libros legales. Los libros contables se llevarán según el Código de Comercio.

Disposiciones transitorias

• Transitorio I (trámites en curso): Los documentos presentados antes de la entrada en vigor de esta ley continuarán tramitándose con las reglas anteriores.
• Transitorio II (plazo para adecuar estatutos): Las fundaciones ya inscritas tendrán 1 año para modificar sus estatutos y adecuarlos a la nueva ley (incluyendo representación legal y solicitud de libros). Deberán presentar escritura pública ante el Registro Nacional.
• Transitorio III (implementación del correo electrónico por el Registro): El Registro Nacional tendrá 6 meses a partir de la vigencia de la ley para definir un procedimiento sencillo, ágil y sin costo para que las fundaciones existentes registren su correo electrónico para notificaciones.
• Transitorio IV (plazo para fundaciones existentes – registro del correo): Las fundaciones ya inscritas tendrán 1 año adicional después del Transitorio II (es decir, 2 años desde la vigencia) para solicitar la inscripción de su correo electrónico. La solicitud se hará mediante escritura pública firmada por el representante legal, y estará exenta de impuestos. Las nuevas fundaciones deberán incluir el correo desde su acta constitutiva. Consecuencia del incumplimiento: Si vencen los plazos (Transitorio II y IV), el Registro de Personas Jurídicas no inscribirá ningún documento relativo a esa fundación (se consignará el defecto).
• Transitorio V (implementación de la emisión y legalización de libros): El Registro Nacional tendrá hasta 1 año a partir de la vigencia para implementar el sistema de emisión y legalización de libros para fundaciones y sociedades civiles, siguiendo por analogía el Reglamento del Registro de Personas Jurídicas (Decreto N.° 44648-MJP).

Limitaciones o exclusiones

No se identifican exclusiones explícitas en el texto. El proyecto mantiene la obligatoriedad de participación estatal (Ministerio de Justicia y municipalidad) para todas las fundaciones, incluso las que no reciben fondos públicos.

Análisis de riesgos

• Plazos ajustados: El plazo de 1 mes para que las instituciones estatales nombren representantes puede ser insuficiente en la práctica, y aunque se prevé responsabilidad, podría retrasar la instalación de las juntas.
• Costo de los libros: La tasa de hasta el 20% de un salario base para la emisión y legalización de libros puede ser onerosa para fundaciones pequeñas o recién creadas.
• Plazos de adecuación: Las fundaciones existentes deben ajustar sus estatutos en 1 año y registrar el correo en 2 años; si no lo hacen, quedarán en una situación de "defecto" que les impedirá inscribir documentos. Esto podría generar problemas de operatividad si no se cumplen los plazos.
• Falta de procedimiento detallado para modificación sin juez: El artículo 3 reformado permite modificar estatutos sin intervención judicial si el juez declina competencia; pero no se define cómo se solicita esa "declinatoria" ni qué criterios usará el juez para determinar si "no se procuran aspectos de imposibilidad de administración", lo que podría generar incertidumbre.
• Impacto en sociedades civiles: La reforma del artículo 1204 del Código Civil introduce la obligación de legalizar libros, pero no se detalla el procedimiento ni hay transitorios específicos para sociedades civiles ya existentes.

Glosario de términos

• Fundación: Persona jurídica sin fines de lucro, con patrimonio propio destinado a fines de interés social (utilidad pública).
• Junta Administrativa: Órgano colegiado que administra y representa a la fundación (compuesto entre 3 y 5 miembros).
• Apoderado generalísimo: Representante legal con facultades para realizar todo tipo de actos administrativos y de disposición, sin limitaciones específicas.
• Protocolización: Acto notarial mediante el cual un documento privado (como un acta) se incorpora a un protocolo de escrituras públicas, adquiriendo fe pública.
• Mayoría simple: Más de la mitad de los votos de los miembros presentes en una sesión (a diferencia de mayoría calificada que requiere un porcentaje mayor).
• Quorum: Número mínimo de miembros que deben estar presentes para que una sesión sea válida y se puedan tomar acuerdos.
• Inoponibilidad: Situación en la que un acto no inscrito no puede ser opuesto a terceros de buena fe.
• Libros legales: Registros oficiales donde se asientan las actas de reuniones y las decisiones de los órganos de la fundación (fundadores, directores).
• Libros contables: Registros financieros (diario, mayor, inventario y balances) que reflejan la situación económica de la entidad.

Información adicional

1. Fundamento legal citado en la exposición de motivos: El proyecto se apoya en la Ley N.° 9699 (Responsabilidad Penal de Personas Jurídicas, 2019) y el Decreto Ejecutivo N.° 44390-H de 2024 (que obliga a las organizaciones sin fines de lucro a reportar beneficiarios finales), para justificar la necesidad de modernización.
2. Jurisprudencia relevante: Se mencionan votos de la Sala Constitucional (N.° 20596-2019 y N.° 16011-2022) que avalan el uso del correo electrónico como medio de notificación, siempre que se garantice seguridad y confirmación de recepción.
3. Vinculación con el Código de Comercio: El proyecto remite a los artículos 226 (sucursales) y 232 (mandato) del Código de Comercio para regular la actuación de fundaciones extranjeras en Costa Rica, de manera similar a lo que ya hace la Ley de Asociaciones.